Un ecosistema d’equips treballant sobre un mateix envàs
A diferència d’altres projectes, el desenvolupament d’un envàs no pertany a un sol departament. Cada àrea aporta una peça essencial:
- Disseny: identitat visual, adaptació als formats i coherència de marca.
- Màrqueting: validació de missatges, claims, promocions i alineació amb campanyes comercials.
- Regulatori i legal: compliment normatiu, textos obligatoris, idiomes, símbols, ingredients, advertiments i requisits específics per mercat.
- Qualitat: control de versions, validació d’aprovacions i garantia de traçabilitat.
- Compres: gestió de proveïdors, materials, costos i terminis.
- Producció i impressió: viabilitat tècnica, ajustos de color, suports i toleràncies.
- Logística: planificació de lliuraments, lots, destinacions i terminis.
Tots treballen sobre el mateix packaging, però no sempre amb la mateixa informació ni amb la mateixa versió. Quan la coordinació falla, l’impacte és immediat.
El cost real de la manca de coordinació
Moltes organitzacions continuen recolzant-se en una combinació de correus electrònics, adjunts, carpetes compartides i missatges de xat no estructurats. Aquest enfocament fragmentat genera problemes recurrents:
- Canvis regulatoris que arriben quan l’art ja es considera “definitiu”.
- Comentaris de disseny perduts en llargues cadenes de correus.
- Versions paral·leles d’un mateix fitxer sense un estat d’aprovació clar.
- Dificultat per reconstruir qui ha aprovat què i en quin moment.
- Dependència excessiva de persones clau per entendre l’estat real del projecte.
El resultat no és només un augment d’errors i de reprocessos. Es perd agilitat, la presa de decisions s’alenteix i els riscos augmenten, especialment en sectors regulats on la traçabilitat és crítica.
El problema no és el procés, sinó la manera de comunicar-se
La majoria d’empreses ja disposen de processos definits per al desenvolupament de packaging. Les dificultats apareixen quan aquests processos no estan recolzats per una eina capaç de centralitzar i estructurar la comunicació.
Quan la informació està dispersa en diversos canals, el context es perd. Un comentari regulatori pot quedar desvinculat de la versió concreta de l’art a la qual fa referència. Una decisió tècnica pot no arribar a temps a l’equip de disseny. Un canvi aparentment menor pot tenir implicacions normatives que no es detecten fins massa tard.
Optimitzar el procés de producció de packaging implica tractar la comunicació com un element estructural, no com un aspecte secundari.
Centralitzar la comunicació per guanyar control i eficiència
Una solució eficaç ha d’oferir un entorn únic on tots els equips puguin treballar a partir d’una font d’informació comuna, amb una visibilitat clara sobre l’estat de cada projecte. Això implica:
- Centralització de documents i arts finals amb un control rigorós de versions.
- Associació directa entre comentaris, decisions i cada projecte o envàs.
- Manteniment d’un històric complet i traçable de canvis.
- Eliminació dels silos d’informació creats per correus, xats i fitxers locals.
- Col·laboració transversal entre departaments sense perdre control ni rigor.
La clau no és només compartir informació, sinó fer-ho de manera estructurada i contextualitzada, alineada amb el flux real de treball del packaging.
Talkoffice com a eix de col·laboració transversal
En aquest context, Talkoffice s’ha concebut per donar resposta a un dels principals colls d’ampolla dels projectes de packaging: la coordinació entre equips.
Talkoffice integra tots els canals de comunicació en una única plataforma. Cada projecte esdevé un espai de treball compartit on disseny, màrqueting, regulatori, qualitat, producció i la resta d’àrees poden col·laborar amb claredat, estructura i traçabilitat.
La plataforma permet:
- Centralitzar tota la informació rellevant de cada projecte.
- Mantenir converses vinculades directament a documents i decisions concretes.
- Integrar el xat entre equips sense perdre el context ni l’històric.
- Controlar accessos i permisos segons rols i responsabilitats.
- Facilitar auditories i revisions gràcies a registres clars d’aprovacions i canvis.
D’aquesta manera, la comunicació deixa de ser un factor de risc i es converteix en un motor d’eficiència operativa.
De la reacció a la prevenció
Quan la comunicació és centralitzada i ben estructurada, els problemes s’identifiquen abans. Els canvis regulatoris s’incorporen a temps, les qüestions tècniques es resolen més ràpidament i les decisions queden degudament documentades. Els equips passen d’una actitud reactiva a una de preventiva.
En un entorn amb una pressió creixent sobre terminis, costos i compliment normatiu, aquesta capacitat esdevé un avantatge competitiu real.
Conclusió
En el packaging, els problemes poques vegades són causats per la tecnologia d’impressió. En la majoria dels casos, tenen l’origen en una comunicació fragmentada i poc estructurada entre departaments. Invertir en un programari que centralitzi i organitzi la comunicació és una decisió estratègica per optimitzar els processos productius, reduir riscos i millorar la qualitat final.
Talkoffice ofereix aquest espai comú de col·laboració on tots els equips treballen alineats, amb la informació adequada, en el moment adequat. Perquè en packaging, imprimir bé comença molt abans d’arribar a la impremta.